Tietosuojaseloste

Päivitetty: 25.6.2026

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Intellisys Oy käsittelee henkilötietoja verkkosivujensa, yhteydenottojen, asiakkuuksien, yhteistyön valmistelun, asiantuntijapalveluiden, EU-hankkeiden ja muun hanketoiminnan yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä

Intellisys Oy
Y-tunnus: 0791988-8
Osoite: Bomansonintie 7, 00570 Helsinki
Verkkosivusto: www.intellisys.fi

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Juhani Talvela
Sähköposti: [email protected]

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Käsittelemme henkilötietoja, joita saamme henkilöltä itseltään, asiakkaalta, yhteistyökumppanilta, yrityksen tai organisaation edustajalta, EU-hankkeen tai muun hankkeen osapuolilta, rahoittajilta tai julkisista lähteistä silloin, kun se on tarpeen yhteydenpidon, yhteistyön arvioinnin, palveluiden tuottamisen, hankkeiden toteuttamisen tai lakisääteisten ja sopimusperusteisten velvoitteiden hoitamisen kannalta.

Käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla esimerkiksi:

• henkilön nimi
• tehtävänimike, rooli ja vastuualue yrityksessä tai organisaatiossa
• yrityksen tai organisaation nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• yrityksen verkkosivuston osoite
• yhteydenoton sisältö ja siihen liittyvät taustatiedot
• tiedot yrityksen toiminnasta, kehittämistarpeista, liiketoiminnasta, innovaatioista, hankkeista, palvelutarpeista tai yhteistyömahdollisuuksista
• yrityksen tai yrittäjän taustaan, osaamiseen, kokemukseen, koulutukseen tai ansioluetteloon liittyvät tiedot siltä osin kuin ne ovat yhteistyön arvioinnin, palvelun tuottamisen, hankkeen toteuttamisen tai asiantuntija-arvioinnin kannalta tarpeellisia
• tiedot EU-hankkeessa tai muussa hankkeessa palvelluista asiakkaista, yrityksistä, yhteyshenkilöistä ja toteutetuista palveluista
• tiedot hankkeen palvelutapahtumista, neuvonnasta, osallistumisesta, vaikutuksista, raportoinnista, seurannasta ja mahdollisista de minimis – tai muista tukitiedoista, jos ne ovat kyseisen hankkeen toteutuksen tai raportoinnin kannalta tarpeellisia
• asiakkuuden, tarjouksen, sopimuksen, hankkeen tai yhteistyöneuvottelun kannalta tarpeelliset tiedot
• laskutukseen, kirjanpitoon, sopimushallintaan ja raportointiin liittyvät tiedot
• viestintään, tapaamisiin, arviointeihin ja asiakaspalveluun liittyvät muistiinpanot
• julkisista lähteistä kerätyt tiedot kilpailijoista, markkinoista, henkilöistä, yrityksistä, tuotteista, palveluista, immateriaalioikeuksista, julkaisuista, rahoituksista, hankkeista tai muusta asiakkaan toimeksiannon kannalta merkityksellisestä aineistosta

Emme pyri keräämään tarpeettomia henkilötietoja. Pyydämme, ettei meille toimiteta arkaluonteisia henkilötietoja, ellei niiden toimittaminen ole kyseisen asian, hankkeen, palvelun tai velvoitteen käsittelyn kannalta välttämätöntä ja erikseen perusteltua.

3. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään?

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

1. yhteydenottoihin vastaaminen
2. asiakas- ja yhteistyösuhteiden valmistelu
3. asiakkaan, yrityksen tai yhteistyökumppanin tilanteen, tarpeiden, taustan ja kehittämistavoitteiden ymmärtäminen
4. tarjousten, suunnitelmien, selvitysten, analyysien, raporttien ja sopimusten laatiminen
5. konsultointi-, asiantuntija-, innovaatio-, IP-, IPR-, rahoitus- ja kehittämispalveluiden tuottaminen
6. hankkeiden, EU-hankkeiden, projektien ja toimeksiantojen suunnittelu, toteutus, seuranta, raportointi ja arviointi
7. hankkeissa palveltujen asiakkaiden ja toteutettujen palveluiden dokumentointi rahoittajan, päätoteuttajan, hankekumppaneiden, viranomaisten tai auditointien edellyttämällä tavalla
8. markkina-, kilpailija-, teknologia-, immateriaalioikeus-, rahoitus- ja toimintaympäristöselvitysten laatiminen asiakkaan tai hankkeen tarpeisiin
9. asiakassuhteen ylläpito ja viestintä
10. laskutus, kirjanpito, sopimushallinta ja lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen
11. palveluiden kehittäminen, laadun varmistaminen ja toiminnan dokumentointi
12. mahdollisten oikeudellisten vaatimusten laatiminen, esittäminen tai puolustaminen

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen yhteen tai useampaan seuraavista perusteista.

Sopimuksen valmistelu ja täytäntöönpano

Käsittelemme henkilötietoja, kun henkilö, yritys tai yrityksen edustaja ottaa yhteyttä, pyytää tarjousta, valmistelee yhteistyötä tai kun Intellisys Oy tuottaa sovittuja palveluita.

Oikeutettu etu

Käsittelemme henkilötietoja oikeutetun edun perusteella esimerkiksi asiakas- ja yhteistyösuhteiden ylläpitoon, yhteydenpitoon, palveluiden kehittämiseen, liiketoiminnan suunnitteluun sekä asiantuntijapalveluiden, selvitysten, analyysien ja hanketoiminnan valmisteluun ja toteuttamiseen.

Oikeutettu etu voi soveltua esimerkiksi silloin, kun käsittely liittyy asialliseen asiakas-, yhteistyö-, hanke- tai sidosryhmäsuhteeseen tai kun henkilötietoja käsitellään asiakkaan toimeksiannon kannalta tarpeellisessa määrin julkisista lähteistä kerättävän kilpailija-, markkina-, teknologia- tai taustatiedon yhteydessä.

Kun käsittelemme henkilötietoja oikeutetun edun perusteella, arvioimme käsittelyn tarpeellisuutta ja pyrimme rajaamaan käsittelyn niihin tietoihin, jotka ovat kyseisen tarkoituksen kannalta olennaisia.

Lakisääteinen velvoite

Käsittelemme henkilötietoja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi esimerkiksi kirjanpidon, verotuksen, viranomaisvelvoitteiden ja muiden lakisääteisten dokumentointi- tai säilytysvelvoitteiden yhteydessä.

Sopimusperusteiset ja hankerahoitukseen liittyvät velvoitteet

EU-hankkeissa ja muissa julkisesti rahoitetuissa hankkeissa henkilötietoja voidaan käsitellä myös hankesopimusten, rahoituspäätösten, rahoittajan ehtojen, raportointivaatimusten, auditointivaatimusten ja muiden hankkeen toteuttamiseen liittyvien velvoitteiden täyttämiseksi.

Intellisys Oy voi hankkeesta riippuen toimia itsenäisenä rekisterinpitäjänä, yhteisrekisterinpitäjänä tai henkilötietojen käsittelijänä. Rooli määräytyy hankkeen sopimusten, osapuolten vastuiden ja sen perusteella, kuka määrittää henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Suostumus

Joissakin tilanteissa voimme käsitellä henkilötietoja suostumuksen perusteella, esimerkiksi uutiskirjeen, tapahtumakutsujen tai muun erikseen hyväksyttävän viestinnän yhteydessä. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

5. Mistä henkilötiedot saadaan?

Henkilötietoja saadaan pääasiassa:

• henkilöltä itseltään
• asiakkaan tai yhteistyökumppanin edustajilta
• yhteydenottolomakkeista, sähköposteista, puheluista, tapaamisista ja muusta viestinnästä
• sopimus-, tarjous-, hanke-, raportointi- ja asiakasasiakirjoista
• EU-hankkeiden ja muiden hankkeiden päätoteuttajilta, osatoteuttajilta, rahoittajilta, yhteistyökumppaneilta tai hankkeen palveluprosesseista
• julkisista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, kaupparekisteristä, patentti- ja tavaramerkkitietokannoista, yritysrekistereistä, LinkedInistä, uutislähteistä, julkaisuista, hankerekistereistä, rahoittajien tietokannoista ja muista ammatillisista tai julkisista lähteistä, jos tiedot ovat tarpeellisia asiakkaan, hankkeen, selvityksen, analyysin tai palvelun tuottamisen kannalta

6. Kenelle henkilötietoja luovutetaan?

Henkilötietoja käsittelevät Intellisys Oy:n puolesta vain ne henkilöt, joilla on työtehtäviensä vuoksi tarve käsitellä tietoja.

Voimme käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, kuten:

• sähköposti- ja pilvipalveluiden tarjoajia
• verkkosivuston teknisiä palveluntarjoajia
• taloushallinnon ja kirjanpidon palveluntarjoajia
• asiakkuudenhallinnan, dokumenttienhallinnan ja projektinhallinnan palveluita
• IT-tuen, tietoturvan ja järjestelmäylläpidon palveluntarjoajia
• asiantuntija- ja alihankintapalveluita silloin, kun se on tarpeen palvelun tai hankkeen toteuttamiseksi

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja Intellisys Oy:n lukuun ja ohjeiden mukaisesti, ellei kyse ole tilanteesta, jossa palveluntarjoaja toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä esimerkiksi oman lakisääteisen velvoitteensa vuoksi.

EU-hankkeissa ja muissa hankkeissa henkilötietoja voidaan luovuttaa tai raportoida hankkeen päätoteuttajalle, muille osatoteuttajille, rahoittajalle, viranomaisille, auditoijille tai muille hankesopimuksissa, rahoituspäätöksissä tai lainsäädännössä tarkoitetuille tahoille, jos luovuttaminen on tarpeen hankkeen toteutuksen, seurannan, raportoinnin, maksatuksen, valvonnan tai auditoinnin kannalta.

Voimme luovuttaa henkilötietoja viranomaisille tai muille tahoille myös silloin, kun laki sitä edellyttää tai jos se on tarpeen oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

7. Siirretäänkö henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Pyrimme käyttämään ensisijaisesti palveluita, joissa henkilötietoja käsitellään EU:n tai ETA:n alueella.

Jotkin käyttämämme tekniset palvelut voivat kuitenkin käsitellä tai siirtää henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tällöin huolehdimme siitä, että siirrolle on tietosuoja-asetuksen mukainen peruste, kuten Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet tai muu asianmukainen siirtomekanismi.

8. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi, sopimusten täyttämiseksi, oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseksi tai lain, hankerahoituksen ehtojen tai viranomaisvaatimusten edellyttämällä tavalla.

Säilytysajat määräytyvät esimerkiksi seuraavasti:

• yhteydenottoihin liittyviä tietoja säilytetään yleensä niin kauan kuin asian käsittely tai mahdollisen yhteistyön arviointi edellyttää
• asiakas- ja yhteistyösuhteisiin liittyviä tietoja säilytetään asiakas- tai yhteistyösuhteen ajan ja sen jälkeen niin kauan kuin se on tarpeen oikeuksien, velvollisuuksien, sopimusvastuiden, laadunvarmistuksen tai mahdollisten vaatimusten kannalta
• EU-hankkeisiin ja muihin julkisesti rahoitettuihin hankkeisiin liittyviä henkilötietoja säilytetään vähintään hankkeen keston ajan ja 5 vuotta hankkeen päättymisen jälkeen, ellei rahoituspäätös, hankesopimus, rahoittajan ohjeistus, auditointivaatimus, laki tai muu velvoite edellytä pidempää säilytysaikaa
• hankkeissa palveltujen asiakkaiden tietoja, palveludokumentaatiota, raportointitietoja ja mahdollisia tukitietoja säilytetään hankkeen toteutuksen, seurannan, raportoinnin, maksatuksen, valvonnan ja auditoinnin edellyttämän ajan
• kirjanpitoon ja laskutukseen liittyviä tietoja säilytetään lakisääteisten säilytysaikojen mukaisesti
• asiakkaalle tehtyihin selvityksiin, analyyseihin, kilpailija- ja markkinakartoituksiin tai asiantuntijaraportteihin sisältyviä henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen toimeksiannon toteuttamisen, asiakassuhteen, dokumentoinnin, laadunvarmistuksen tai mahdollisten oikeudellisten vaatimusten kannalta
• tarpeettomat ja vanhentuneet tiedot poistetaan tai anonymisoidaan kohtuullisen ajan kuluessa, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole perustetta

9. Julkisista lähteistä kerättävät kilpailija-, markkina- ja taustatiedot

Kun tuotamme asiakkaalle asiantuntija-, innovaatio-, IP-, IPR-, rahoitus-, markkina- tai kilpailijaselvityksiä, voimme kerätä tietoa julkisista lähteistä. Tällaisia lähteitä voivat olla esimerkiksi yritysten verkkosivut, julkiset rekisterit, uutiset, julkaisut, patentti- ja tavaramerkkitietokannat, hankerekisterit, rahoittajien tietokannat ja ammatilliset verkostot.

Näihin tietoihin voi sisältyä henkilötietoja, kuten henkilöiden nimiä, tehtävänimikkeitä, rooleja, työhistoriaa, asiantuntemusta tai julkisesti esitettyjä ammatillisia tietoja.

Käsittelemme tällaisia henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on tarpeen asiakkaan toimeksiannon, hankkeen, selvityksen tai analyysin kannalta. Emme pyri muodostamaan yksityiskohtaisia henkilöprofiileja henkilöistä, ellei se ole toimeksiannon tai palvelun kannalta perusteltua ja lainmukaista.

10. Miten henkilötiedot suojataan?

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla keinoilla.

Näitä voivat olla esimerkiksi:

• käyttöoikeuksien rajaaminen
• salasanat ja käyttäjätunnistautuminen
• tietojen säilyttäminen suojatuissa järjestelmissä
• henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen vain niille, joilla on siihen perusteltu tarve
• palveluntarjoajien valinta tietoturvan ja tietosuojan näkökulmasta
• salassapitovelvoitteet sopimuksissa ja yhteistyösuhteissa
• tietojen poistaminen tai anonymisointi, kun niitä ei enää tarvita
• hankkeisiin liittyvien tietojen säilyttäminen hankkeen ehtojen ja dokumentointivaatimusten mukaisesti

11. Evästeet ja verkkosivuston tekniset tiedot

Verkkosivustomme voi käyttää välttämättömiä teknisiä evästeitä tai vastaavia teknologioita verkkosivuston toiminnan varmistamiseksi.

Lisää tietoa evästeistä evästekäytäntö-sivulla.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Näitä oikeuksia ovat tilanteesta riippuen:

• oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä
• oikeus saada pääsy omiin tietoihin
• oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista
• oikeus pyytää tietojen poistamista
• oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista
• oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
• oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti
• oikeus peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu suostumukseen

Oikeuksia voi käyttää ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun yhteyshenkilöön.

Kaikkia oikeuksia ei voida toteuttaa kaikissa tilanteissa samalla tavalla. Esimerkiksi lakisääteiset velvoitteet, sopimusvelvoitteet, hankerahoituksen ehdot, auditointivaatimukset tai oikeudellisten vaatimusten käsittely voivat vaikuttaa siihen, voidaanko tietoja poistaa tai käsittelyä rajoittaa välittömästi.

13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
www.tietosuoja.fi

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta, jos toimintamme, palvelumme, verkkosivustomme, hanketoimintamme, käyttämämme järjestelmät tai tietosuojavaatimukset muuttuvat.

Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla verkkosivustollamme.